Mỗi công ty đều có cách nhìn, quan điểm và mối quan hệ yêu – ghét khác nhau với phương tiện truyền thông xã hội. Họ ghét việc nhân viên có thể nói điều gì đó không phù hợp hay để lộ bí mật nhưng lại yêu thích tác động tiếp thị của đội quân người lao động trên các trang mạng xã hội.

Liệu phương tiện truyền thông xã hội có thuộc một phần công việc của bạn? Rất nhiều nhân viên, không chỉ những người làm trong bộ phận tiếp thị, đang được yêu cầu sử dụng tài khoản mạng xã hội của mình để thay mặt cho công ty của họ.

Social Media Strategy for Business

Khi chia sẻ trên mạng xã hội, nhân viên cần phải đặt mình ở ngôi thứ nhất để tạo ý thức trách nhiệm cá nhân.

Theo CIO, phương tiện truyền thông xã hội đang phát huy tốt nhất vai trò của mình khi các công ty nhắm mục tiêu đến một mạng xã hội nào đó, như Facebook, Twitter, Tumblr, Instagram và Pinterest, với thông điệp tiếp thị hy vọng đạt được và lôi kéo sự quan tâm của các phương tiện truyền thông có ảnh hưởng xã hội, để dần dần có được sự lan truyền nhanh chóng và to lớn. Trong trường hợp đó, gần như mọi nhân viên đều phải tham gia để đạt được mục tiêu này.

Để tạo tiếng vang cho quan điểm này, chính sách truyền thông xã hội ngắn gọn của Xerox được tuyên bố như sau: “Tương tác cá nhân đại diện cho một mô hình mới, không phải nhiều phương tiện liên lạc, mà là nhiều người truyền tin”.

Truyền thông xã hội có thể trở thành rủi ro kinh doanh

Đối với các công ty, luôn tồn tại yếu tố nguy hiểm khi yêu cầu nhân viên tiết lộ thông tin trên mạng xã hội. Xét cho cùng, hình ảnh của công ty có nguy cơ bị nguy hại, nhân viên có nguy cơ phạm lỗi với công ty và bị mất việc. Phương tiện truyền thông xã hội trong doanh nghiệp luôn đi kèm với các câu chuyện rải rác về việc nhân viên bị sa thải.

Cần có thông tin rõ ràng giữa lãnh đạo công ty và nhân viên về cách ứng xử của nhân viên trên mạng xã hội dưới hình thức văn bản không chỉ vì sự an toàn cho họ mà còn giúp phát huy hết hiệu quả.

Ví dụ như Xerox, công ty có hẳn chính sách truyền thông xã hội cho người lao động như một phần của mô tả công việc chính thức, nhưng nó vẫn không bảo vệ được nhân viên của Call Center thoát khỏi sa thải vì đăng bài trên Instagram.

Tuy nhiên, chính sách truyền thông xã hội của Xerox, có bổ sung việc ứng xử kinh doanh, cung cấp một điểm khởi đầu để thông tin liên lạc giữa người sử dụng lao động và người lao động được tốt hơn trong các cuộc cách mạng xã hội. Chính sách truyền thông xã hội dài 10 trang này với chuẩn mực đạo đức chung cùng những hướng dẫn thực hành tốt nhất trong việc viết blog, tiểu blog (ví dụ như Twitter), nhắn tin, hoạt động mạng xã hội và chia sẻ video-audio… cũng giúp nhân viên trở thành công dân mạng xã hội tích tực và chất lượng hơn.

Trong các yêu cầu chung, nhân viên Xerox được khuyến khích tham gia đào tạo về những nguyên tắc tối ưu hóa tìm kiếm từ một chuyên gia web địa phương. Khi thảo luận về các vấn đề liên quan đến Xerox để khuyến khích người mua sản phẩm hoặc dịch vụ của đơn vị, các nhân viên được Ủy ban Thương mại Liên bang yêu cầu xác định rõ về bản thân họ. Nếu người lao động công bố nội dung ngoài lề Xerox, họ nên sử dụng cụm từ như: “Các thông tin đăng trên trang web này là của riêng tôi và không đại diện cho Xerox cũng như chiến lược hoặc ý kiến của công ty”.

Xerox chủ động đưa ra những lời khuyên hữu ích cho người lao động để trở thành blogger, cư dân mạng xã hội, cộng tác viên chuyên nghiệp hơn.

Khi chia sẻ trên mạng xã hội, nhân viên cần phải đặt mình ở ngôi thứ nhất để tạo ý thức trách nhiệm cá nhân. Họ không nên “bị lôi kéo vào tranh chấp công cộng hoặc mỉa mai, nói xấu dân tộc, xúc phạm cá nhân, hay tham gia vào bất kỳ hành vi không được chấp nhận tại nơi làm việc của Xerox”, đồng thời tránh các chủ đề có tính riêng tư và các nội dung có thể được coi là rất nhạy cảm, như chính trị và tôn giáo.

Xerox đưa ra những lời khuyên hữu ích cho người lao động để trở thành blogger, cư dân mạng xã hội, cộng tác viên chuyên nghiệp hơn. Nhân viên cần phải hành động chuyên nghiệp khi phải đối mặt với những thông tin không chính xác hoặc ý kiến tiêu cực. Ngoài ra, chính sách của công ty cũng khuyên họ không chia sẻ khi cá nhân không hài lòng về một vấn đề nào đó.

Lời khuyên cho người dùng Twitter, Facebook và YouTube

Lời khuyên cho các micro-blogging (viết blog ngắn gọn như Twiiter) có một chút đơn giản hơn, chẳng hạn như bạn cần biết rằng tweet của mình có thể trở thành một phần của hồ sơ vĩnh viễn và nhân viên của bạn không nên bình luận trên mỗi bài vì sợ rằng người theo dõi sẽ xem chúng như “kẻ giấu mặt”.

Nhân viên nên tạo lòng tin cho những người retweet tin nhắn của họ, trong khi tránh quá nhiều quảng cáo tiếp thị, có thể làm mất đi người theo dõi (follower). Đừng làm cho một tài khoản của nhân viên chuyên nghiệp quá cá nhân, nhưng cũng đừng để thiếu các liên lạc/tương tác mang dấu ấn bản thân.

Trên Facebook, nhân viên nên thường xuyên truy cập vào các trang khác của Xerox và tham gia với các nội dung. “Bằng cách nhận xét hoặc nhấp vào nút “like” trên thông tin đăng, bạn bè sẽ nhìn thấy hoạt động của bạn trong các newsfeed của họ và kết quả là họ có thể trở thành một fan hâm mộ của những trang có liên quan đến Xerox khác”.

Khi quay video cho YouTube, nhân viên không nên gửi thông tin của bản thân mình hay của những người khác. Các đoạn video nên có cùng một giai điệu giọng nói, cùng một cảm quan như các video Xerox khác. Tiêu đề nên có từ khóa tìm kiếm và video cần phải được đặt trong các chuyên mục tương tự (có thể là bên cạnh video của đối thủ cạnh tranh) để có thể dễ dàng được tìm thấy. Video nên có mô tả hấp dẫn, cũng như một liên kết đến trang web của Xerox.

Cuối cùng, cần làm cho chúng ngắn gọn. Video đạt hiệu quả cao chỉ nên có độ dài trong khoảng 30 giây. Video càng dài, càng khó để tiếp cận khán giả.

Nếu công việc của bạn không liên quan đến truyền thông xã hội?

Với nhân viên sử dụng phương tiện truyền thông xã hội như một phần của công việc có thể học các quy tắc cơ bản từ chính sách của Xerox. Tuy nhiên chính sách cần đi xa hơn cả về chiều sâu và bề rộng để có thể đến được với tất cả các nhân viên bất kể chức năng công việc.

Như ranh giới giữa cuộc sống công việc và đời sống xã hội, thế giới vật chất và thế giới kỹ thuật số ngày càng nhạt dần, người sử dụng lao động và người lao động cần phải biết những gì họ có thể và không thể làm với phương tiện truyền thông xã hội và tất nhiên là làm thế nào để sử dụng chúng một cách có hiệu quả nhất.

Theo CIO